FIFO পদ্ধতি (ফার্স্ট ইন ফার্স্ট আউট) কী এবং হিসাবপাতি’তে কীভাবে কাজ করে?

বিজনেস প্যাকেজে তথ্যের নিরাপত্তার খাতিরে কেবলমাত্র মালিক প্রতি লেনদেনের লাভ-ক্ষতি দেখতে পারবেন।

হিসাবপাতি’তে বিক্রয় অনুযায়ী লাভ ক্ষতি রিপোর্ট দেখতে পাবেন এবং কীভাবে লাভ নির্ধারণ হয়েছে তাও জানতে পারবেন। এই রিপোর্টের বিস্তারিত দেখুন-এ ক্লিক করলে কোন পণ্য, কোন ব্যাচ থেকে, কতটি বিক্রি করা হয়েছে তা দেখে আপনি সহজেই বুঝতে পারবেন। 

বিক্রয়ের পরে ক্রয় রেকর্ড কিংবা এডিট করলে কী হবে?

ধরা যাক, আপনার স্টক ছিল:

• প্রথম ব্যাচ: ১০০ পিস, প্রতি পিস ৫০ টাকা
• দ্বিতীয় ব্যাচ: ৮০ পিস, প্রতি পিস ৬০ টাকা

আপনি ১২০ পিস বিক্রি করেছেন → FIFO অনুযায়ী

• প্রথম ১০০ পিস (৫০ টাকা)
• পরবর্তী ২০ পিস (৬০ টাকা)

 লাভ = ২,২০০ টাকা, বাকি স্টক = ৮০ পিস (৬০ টাকা লট)

এখন যদি দ্বিতীয় ব্যাচের ক্রয়মূল্য আপনি ভুলে ৬০ টাকা দিয়ে এন্ট্রি করেছিলেন এবং সে কারণে এডিট করে ৭০ টাকা করেছেন, তাহলে যা যা হবে-

• স্টকে থাকা ৮০ পিসের নতুন স্টক ভ্যালু হবে → ৮০ × ৭০ = ৫,৬০০ টাকা
• ভবিষ্যতে বিক্রি হলে নতুন ক্রয়মূল্য অনুযায়ী COGS হিসাব হবে
• এই এডিটের আগে করা বিক্রয়টি আগের অবস্থাতেই অক্ষত থাকবে। সেখানকার লাভ ক্ষতি আগের মতই থাকবে।

বিক্রয় লেনদেন আপডেট করলে কী হবে?

ধরা যাক আপনার স্টক ছিলো-

• প্রথম ব্যাচ: ১০০ পিস, প্রতি পিস ৫০ টাকা
• দ্বিতীয় ব্যাচ: ৮০ পিস, প্রতি পিস ৬০ টাকা

আপনি ১২০ পিস বিক্রি করেছেন → FIFO পদ্ধতি অনুযায়ী-

• প্রথম ১০০ পিস (৫০ টাকা)
• পরবর্তী ২০ পিস (৬০ টাকা)

লাভ = ২,২০০ টাকা, স্টক বাকি = ৮০ পিস (৬০ টাকার লট)

বিক্রয় লেনদেন এডিট করার কিছু উদাহরণ

১. বিক্রয় পরিমাণ পরিবর্তন

• ধরুন বিক্রি এখন ১২০ → ১০০ পিস
• ২০ পিস স্টকে ফিরে যাবে (দ্বিতীয় ব্যাচের ৬০ টাকার লটে, সবসময় যে ব্যাচের পণ্য সে ব্যাচে ফেরত যাবে সেই ব্যাচের ক্রয়মূল্য অনুসারে)
• স্টক ভ্যালু আপডেট হবে
• বিক্রয়ের লাভও নতুন হিসাব অনুযায়ী পরিবর্তিত হবে

২. বিক্রয় মূল্য পরিবর্তন

• ধরুন প্রতি পিস ৭০ → ৮০ টাকা
• COGS আগের মতো থাকবে, কিন্তু বিক্রয় আয় বৃদ্ধি পাবে
• ফলস্বরূপ লাভ বৃদ্ধি পাবে

৩. বিক্রয়ের পণ্য পরিবর্তন

• ধরুন কিছু পণ্য বাতিল বা নতুন পণ্য যোগ করা হলো
• স্টক স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যাচ অনুযায়ী কমবে/বাড়বে
• লাভ-ক্ষতি নতুন হিসাব অনুযায়ী আপডেট হবে

FIFO পলিসিতে বিক্রয় ফেরত (Sales Return) হলে কী হবে?

বিক্রয় ফেরত বা Sales Return মানে হলো— আগে যেসব পণ্য বিক্রি হয়েছিল, তার কিছু অংশ কাস্টমার ফেরত দিলো।

• যদি আপনি কোন নির্দিষ্ট বিক্রয় থেকে বিক্রয় ফেরত করেন। FIFO পদ্ধতিতে  ফেরত আসা পণ্য যেই ব্যাচ থেকে বের হয়েছিল, সেই ব্যাচের ক্রয়মূল্যে আবার স্টকে ফিরবে। 
• যদি কোন ব্যাচের সব পণ্য ইতিমধ্যে স্টক আউট হয়ে যায় সেক্ষেত্রে নতুন একটি ব্যাচ তৈরি হয়ে যাবে। 
• আর যদি কোন নির্দিষ্ট বিক্রয়ের অধীনে বিক্রয় ফেরত না করেন তাহলে পণ্যের প্রাথমিক ক্রয়মূল্যে স্টকে যুক্ত হবে নতুন ব্যাচ হিসেবে। 

লাভ-ক্ষতিতে প্রভাব:

• ফেরত আসা পণ্যের জন্য সামগ্রিক বিক্রয় আয় কমবে।
• সামগ্রিক লাভ বা ক্ষতি নতুন হিসাব অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে। 
• স্টক ভ্যালুও বৃদ্ধি পাবে সে অনুযায়ী। 

FIFO পলিসিতে ক্রয় ফেরত হলে কী হবে?

ক্রয় ফেরত মানে হলো- আপনি আগে যেসব পণ্য ক্রয় করেছিলেন, যে কোন কারণে আপনি সাপ্লায়ারকে পণ্য ফেরত দিয়ে টাকা নিয়ে নেবেন। 

• ফিফো পদ্ধতি অনুসারে, কোন নির্দিষ্ট ক্রয় থেকে ক্রয় ফেরত  করা হলে যেই ব্যাচের পণ্য সেই ব্যাচ থেকে ফেরত যাবে সেই ব্যাচের ক্রয়মূল্য অনুসারে। 
• আপনি যদি ক্রয় ফেরতের সময় অন্য কোন ক্রয়মূল্য দিতে চান সেটা দিতে পারবেন, যা সাপ্লায়ারের পার্টি ব্যালেন্সে প্রভাব ফেলবে। কিন্তু স্টক থেকে বের হবে ব্যাচের ক্রয়মূল্য অনুসারে, ব্যাচে থাকা বাকি পণ্যের ক্রয়মূল্য আগের মতোই থাকবে। 
• এটিও আপনি চাইলে পরিবর্তন করতে পারবেন সেই ক্রয় লেনদেনের ক্রয়মূল্য আপডেট করার মাধ্যমে। 
• আর আপনি যদি কোন নির্দিষ্ট ক্রয়ের অধীনে ক্রয় ফেরত না করেন তাহলে ফিফো অনুযায়ী প্রথম ব্যাচ থেকে স্টক কমবে।  

অফলাইন ব্যবহারে ফিফো পদ্ধতিতে কেমন প্রভাব পড়তে পারে?  

হিসাবপাতি অ্যাপটি যেহেতু অফলাইনে ব্যবহার করা যায়, ফিফো পলিসিতেও অফলাইনে আপনি সকল ধরণের কার্যক্রম পরিচালনা করতে পারবেন। ক্রয়, বিক্রয় সহ সকল লেনদেন করতে পারবেন। যখনই আপনার ডিভাইস অনলাইনে ফেরত আসবে ডাটাগুলো তখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনলাইনে তথা সার্ভারে চলে আসবে। তবে, এক্ষেত্রে কিছু পরিস্থিতি তৈরী হতে পারে।

যেমন- আপনি অফলাইনে যখন বিক্রি করেছেন তখন আপনার বিক্রি হয়েছে ১০০ টাকা ক্রয়মূল্যের ব্যাচ থেকে। কিন্তু আপনি অনলাইনে আসার আগেই অন্য কোন ডিভাইসে আপনার প্রতিষ্ঠানের অন্য কোন কর্মী অনলাইনে সেই একই পণ্য বিক্রি করেছে ১০০ টাকা ক্রয়মূল্যের ব্যাচ থেকেই। এই পরিস্থিতিতে সার্ভারে ইতিমধ্যে  সেই ব্যাচ থেকে পণ্য কমে গেছে। আপনার ডিভাইস যখন অনলাইনে ফেরত আসবে তখন তিনটি পরিস্থিতি তৈরী হতে পারে।

• পরিস্থিতি ১ঃ অনলাইনে বিক্রি হলেও এখনো এই ব্যাচে আপনি যেই পরিমাণ পণ্য অফলাইনে বিক্রয় করেছিলেন সেই পরিমাণ পণ্য রয়েছে। 
• পরিস্থিতি ২ঃ অনলাইনে বিক্রি করার পর আপনি যেই পরিমাণ পণ্য অফলাইনে বিক্রয় করেছিলেন সেই পরিমাণ পণ্য নেই, তবে পরবর্তী ব্যাচগুলোতে সেই পরিমাণ পণ্য রয়েছে। 
• পরিস্থিতি ৩ঃ অনলাইনে বিক্রি করার পর আপনি যেই পরিমাণ পণ্য অনলাইনে বিক্রয় করেছিলেন সেই পরিমাণ পণ্য সবগুলো ব্যাচ মিলিয়েও নেই বা একেবারেই নেই।  

হিসাবের স্বচ্ছতার জন্য হিসাবপাতি’র বিশেষ ব্যবস্থা

হিসাবপাতি সর্বদা ব্যবসার হিসাববের স্বচ্ছতা বজায় রাখতে বদ্ধপরিকর। এজন্য বিক্রয় লিস্ট পেজের প্রতিটি বিক্রয়ের ডানপাশে দুই ধরনের চিহ্ন ব্যবহার করা হয়—

• একটি হলো বেগুনী টিক মার্ক বা চেক (✓) চিহ্ন: এই সাইনের মানে হলো, এই লেনদেনটি অনলাইন বা অফলাইন যে অবস্থাতেই করা হোক না কেনো হিসাব যেভাবে হয়েছিলো সেভাবেই সার্ভারে সংরক্ষিত আছে। কোন জটিলতা নেই। উপরে বর্ণিত তিনটি পরিস্থিতির প্রথম পরিস্থিতির ব্যাপারেও একই কথা প্রযোজ্য। 
• অন্যটি হলো হলুদ এক্সক্লামেটরি (!) চিহ্ন: এই সাইনের মানে হলো, এই লেনদেনটিতে অফলাইনে যেভাবে হিসাব করা হয়েছিলো অনলাইনে আসলেও একই ভাবে সিঙ্ক করা সম্ভব হয়নি। কিছু বিষয় অসম্পন্ন আছে, যা আপনাকে জানিয়ে সম্পন্ন করবে। যা দ্বিতীয় এবং তৃতীয় পরিস্থিতির জন্য প্রযোজ্য হবে।